ตัวอย่างการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ
อีเมล เป็นช่องทางสื่อสารทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ หากตอบเมล์ ภาษาอังกฤษได้ไม่ดี คุณอาจสูญเสียลูกค้ารายใหญ่ได้ ในทางตรงข้าม หากคุณเขียนได้ดีโอกาสที่จะได้ลูกค้าก็ย่อมเป็นไปได้อย่างง่ายดาย โดยส่วนตัวแล้ว คุณภาพการตอบกลับ email ทางการ จะเป็นตัวกำหนดว่าลูกค้าต้องการใช้บริการหรือไม่ และยินดีจ่ายมากเท่าไหร่
โดยพื้นฐานแล้ว คำตอบในอีเมลของมืออาชีพควรผ่านการคิดอย่างรอบคอบ และในหลายกรณี ไม่แนะนำให้ตอบเมล์ ภาษาอังกฤษในทันที
ดังนั้น หลังจากอ่านอีเมลจบแล้ว ควรทบทวนความเข้าใจ และใคร่ครวญคำตอบให้ดี
ในการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษทางธุรกิจ ต้องเพิ่มความใส่ใจในน้ำเสียงของอีเมล ซึ่งสะท้อนให้เห็นตัวตนที่ชัดเจนมากขึ้น
เช่น แทนที่จะพูดว่า
Please send all the shipping documents for the next batch of drugs.
(กรุณาส่งเอกสารการจัดส่งทั้งหมดสำหรับยาชุดต่อไป)
…ให้ใช้คำพูดว่า
Kindly send the shipping documents for the next batch of drugs.
(โปรดกรุณาส่งเอกสารการจัดส่งทั้งหมดสำหรับยาชุดต่อไป)
นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า การตอบกลับชัดเจน, ตรงไปตรงมา และระบุข้อมูลสำคัญครบถ้วน เพราะสิ่งเขียนมีความหมายมากกว่าคำพูด ดังนั้น ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่ไม่จำเป็น และเน้นที่ข้อมูลที่คุณต้องการสื่อสารแทน
วิธีการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ
มีวิธีตอบเมล์ ภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพหลายวิธี ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคุณ อีเมลตอบรับมักจะตรงไปตรงมา แต่การตอบกลับส่วนใหญ่ ก็ยังต้องมีความระมัดระวัง
โดยทั่วไป การตอบกลับ email ทางการมักจะเป็นไปตามรูปแบบโดยปกติของการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ คุณควรต้องเริ่มต้นด้วยการรับทราบอีเมลล่าสุด ก่อนที่จะตอบคำถามต่าง ๆ ในอีเมลนั้น และคำถามแต่ละข้อควรตอบแยกย่อหน้ากัน วิธีนี้จะช่วยให้คุณตอบทุกคำถามได้ครบถ้วน และช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำตอบของคุณได้อย่างง่ายดายอีกด้วย อีกสิ่งที่สำคัญมาก คือ การตอบรับอีเมลที่คุณได้รับเสมอ หากคุณไม่สามารถตอบกลับได้ภายใน 24 ชั่วโมง คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับการตอบรับอีเมลใน “การตอบกลับสำเร็จรูป” สำหรับการใช้งาน Gmail ได้
ตัวอย่างข้อความตอบกลับ email ภาษาอังกฤษ
รูปแบบการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษอย่างง่าย:
Dear Mr. Williams:
Thank you for inquiring about our new email marketing enterprise application. A team member will contact you tomorrow with a detailed explanation of the product that fits your business need.
Thanks again for your inquiry.
Sincerely,
James Burton
(เรียน Mr. Williams:
ผมขอขอบคุณสำหรับการสอบถามข้อมูลแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรด้านการตลาดของเรา สมาชิกในทีมจะติดต่อคุณในวันพรุ่งนี้ พร้อมคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการสอบถาม
ขอแสดงความนับถือ,
James Burton)
รูปแบบการตอบอีเมล์ ภาษาอังกฤษเมื่อต้องให้ละเอียดเพิ่มเติม:
Dear Mr. Gate:
Thank you for your order of 25 DVDs. We will send them within the next 3 days.
Before we send them however, we need to know the type of package you prefer. Kindly visit your order page and select your preference. If you have any question, call us at +2348035290896. You will be promptly attended to by the customer service team.
Thanks again for your order. We look forward to your final instructions.
Sincerely,
James Noah
(เรียน Mr. Gate:
ผมขอขอบคุณสำหรับการสั่งซื้อดีวีดีจำนวน 25 แผ่น เราจะจัดส่งสินค้าทั้งหมดให้คุณภายใน 3 วัน
อย่างไรก็ตาม เราจำเป็นต้องสอบถามประเภทของพัสดุจัดส่ง กรุณาไปที่หน้าการสั่งซื้อ และเลือกรูปแบบที่คุณต้องการ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโทร +2348035290896 ทีมบริการลูกค้าจะติดต่อคุณกลับทันที
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการสั่งซื้อ และเราหวังว่าจะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมจากคุณ
ขอแสดงความนับถือ,
James Noah)
รูปแบบการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ เมื่อต้องการสอบถามข้อมูล:
Dear Ms. Abike:
Thank you for inquiring about the email software advertised on my blog. Each of the listed software functions uniquely on different platforms. Before I recommend a particular one, I would like to know a bit more about you and your needs:
- What kind of business do you handle? Are you self-employed , manager or a business owner?
- Will you be using the software on a mobile device or computer? Is your computer a Mac or PC?
- What kind of emails do you send most often? Are they replies to customer questions, business-to-business information or just emails for team members?
Once again, thank you for your interest in purchasing some of the email software advertised on my site. I hope you will find them suitable for your business needs.
Cordially,
Ayo
(เรียน Ms. Abike:
ขอขอบคุณที่สอบถามเกี่ยวกับซอฟต์แวร์อีเมลที่โฆษณาในบล็อกของฉัน ซอฟต์แวร์แต่ละรายการมีฟังก์ชันเฉพาะสำหรับแต่ละแพลตฟอร์มที่ต่างกัน ดังนั้น ก่อนที่ฉันจะสามารถแนะนำผลิตภัณฑ์ได้ ขออนุญาตทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความต้องการของคุณ ดังนี้:
- คุณทำธุรกิจประเภทใด ? ประกอบอาชีพอิสระ, ผู้จัดการบริษัท หรือเป็นเจ้าของธุรกิจ
- คุณจะใช้ซอฟต์แวร์บนอุปกรณ์พกพาหรือคอมพิวเตอร์หรือไม่? และใช้คอมพิวเตอร์ Mac หรือ PC?
- คุณส่งอีเมลประเภทใดบ่อยที่สุด ? ต้องตอบคำถามลูกค้า, ให้ข้อมูลธุรกิจ หรือส่งอีเมลสำหรับสมาชิกในทีมหรือไม่?
ขอขอบคุณอีกครั้งที่ให้ความสนใจในซอฟต์แวร์อีเมลของเรา และหวังว่าสินค้าของเราจะเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
Ayo)
รูปแบบการตอบเมล์ ภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ เมื่อต้องการให้ข้อมูล:
Dear Mr. Kinkar:
Find attached the email marketing course you requested. As I said on my website, I’ll keep sending updated versions of the course from time to time. Ensure you carefully study the first chapter of the course. It will provide a solid base on which every other information in the course anchors.
I hope your email campaigns are already bringing good results. Let me know if I can be of assistance in any way possible.
Yours truly,
James Blunt
(เรียน Mr. Kinkar:
ฉันได้แนบหลักสูตรการตลาดตามอีเมลที่คุณร้องขอ และตามที่แจ้งไว้ในเว็บไซต์ ฉันจะคอยส่งหลักสูตรอัปเดตให้คุณเป็นระยะ ๆ ทั้งนี้ โปรดแน่ใจว่าคุณได้ศึกษาหลักสูตรบทแรกอย่างละเอียดแล้ว เนื่องจากจะมีผลต่อเนื่องกับหลักสูตรอื่น ๆ
ฉันหวังว่าแคมเปญอีเมลจะสร้างผลลัพธ์ที่ดีให้แก่คุณ และโปรดแจ้งให้เราทราบหากต้องการความช่วยเหลือใด ๆ
ขอแสดงความนับถือ
James Blunt)
บทสรุป
อย่าลืมใช้น้ำเสียงที่จริงใจในอีเมลของคุณเสมอ และถ้าคุณต้องการตอบกลับภาษาอังกฤษแบบ สุภาพ ให้ใช้เวลาในการเรียบเรียงก่อนที่จะตอบเมล์ ภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ เพราะ นั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุด และในการลดความผิดพลาดเมื่อต้องมีการตอบกลับ email ทางการ